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La cotation définitive des fonds

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Registres du versement Deyveaux II de Castres. Archives départementales du Tarn, 3 E 76.

Jean Le Pottier, nouveau directeur arrivé en 1985, faisant le point sur les archives notariales en 1987 (367), constate la pénurie [de] personnel qualifié pour leur traitement : en dehors du directeur en effet, il n’y a pratiquement qu’un seul agent qui classe ces fonds, depuis 1982, Paul Lafon. Il s’attèle rapidement à la conception d’ensemble de la cotation définitive des archives notariales. Pragmatique, ses « propositions » s’appuient sur quelques principes (368) : individualiser par la cotation chaque don, dépôt ou versement ; préserver les numéros d’articles pour respecter les inventaires existants ; tenir compte de la coupure entre les volumes imprimés 1 et 2 du répertoire des archives notariales du Tarn, les fonds publiés dans le premier n’étant pas cotés, tandis que les fonds du second sont physiquement cotés dans la sous-série III E.

Le premier principe débouche sur l’utilisation de cotes à quatre éléments, conformément d’ailleurs aux directives de la circulaire 58-12 du 22 mai 1958 sur la cotation des documents des Archives départementales : la cote se composera d’un numéro de sous-série, suivie de la lettre de la série (E), d’un numéro de sous-sous-série identifiant le fonds, et enfin d’un numéro d’article.

Le second principe induit que la numérotation des articles ne commence pas toujours à l’article 1 : ainsi, l’ancien fonds débutera avec le numéro d’article 308 puisque sa cotation initiale, publiée par Emile Jolibois, démarrait à l’article E 308. De même, les numéros d’articles des registres de notaires du don Sarrasy démarreront à 124, conformément à l’inventaire qui en avait été dressé par Charles Portal en 1906. Il en va de même pour les fonds publiés par Maurice Greslé-Bouignol dans le volume 2 (de Veyrac à Mons II), qui avaient des numéros d’articles continus dans la sous-série 3 E, débutant à l’article 8296.
Plus étonnant est le choix de conserver la coupure entre les volumes imprimés 1 et 2 : les fonds imprimés dans le volume 2 et tous les suivants (soit les fonds entrés depuis le fonds Veyrac en 1951), restent dans la sous-série 3 E, tandis que les fonds les plus anciens, entrés entre le milieu du XIXe siècle et 1949 (de l’ancien fonds au fonds Ducos), sont cotés dans la sous-série 6 E. La sous-série 3 E est donc ouverte, tandis que la sous-série 6 E, qui compte 29 sous-séries (6 E 1 à 6 E 29) est définitivement close. On notera au passage l’abandon des chiffres romains pour les sous-séries, fortement déconseillée depuis la circulaire 58-12 du 22 mai 1958 déjà citée sur la cotation des documents des Archives départementales.

Contrairement aux projets de cotation antérieurs, qui étaient restés lettre morte (ou presque), Jean Le Pottier fait mettre en œuvre dans les années suivantes cette cotation des fonds, qui est toujours en vigueur aujourd’hui. Il y eut bien quelques entorses aux principes posés, mais de détail. Ainsi, à l’encontre du premier principe, les fonds Veyrac à Mons II – cotés par Maurice Greslé-Bouignol en continu dans la sous-série III E – ont été cotés dans la sous-sous-série 3 E 1 articles 8296 à 10506, alors qu’il s’agissait bien de sept fonds distincts. Au début des années 1990, l’ensemble est coté, donc « récolable », simplifiant grandement la consultation de ces fonds en salle de lecture. Dans la continuité de ce travail, un précieux petit guide d’utilisation des archives notariales (la petite brochure bleue) est édité en 1992 (369). Il récapitule les fonds notariaux conservés au 31 décembre 1991 (jusqu’au fonds Artaud coté 3 E 45), par ordre chronologique des entrées, et par résidence. Pour l’accès par nom de notaires, le guide renvoie au fichier créé à partir de 1972.

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