archives

L'informatisation des inventaires

Vous êtes ici : Notaires / Introduction / Traitement archivistique / Classement / L'informatisation des inventaires

Le classement des fonds continue, assuré en grande partie par Paul Lafon sous la forme de dactylogrammes jusqu’en 1997 environ (fonds Lacazedieu, 3 E 58), puis est poursuivi après cette date sous la forme de fichiers Word par Jean-Luc Carrassus – encore en fonctions à ce jour. Une première informatisation est réalisée vers 1998, avec le logiciel Texto sous la forme d’une base de données constituant un état des fonds des notaires destiné à remplacer le fichier papier, mais pas les inventaires détaillés des fonds. Le logiciel ayant disparu vers 2004, il a fallu récupérer les données, ce que parvient à faire Christian Marc, attaché de conservation, malheureusement décédé la même année. Les documents étant très demandés en salle de lecture et le classement des fonds ayant pris du retard, Sylvie Desachy, directrice des Archives départementales depuis 2000, décide en 2005, après l’installation du service dans son nouveau bâtiment, rue de la Verrerie, d’intégrer l’état des fonds des notaires à la programmation pluriannuelle des travaux de classement, avec une échéance prévue en 2012.

Le « projet notaires », qui aboutit aujourd’hui, débute donc en 2006, lorsque Sophie Izac-Imbert, responsable des travaux de classement, bascule les données récupérées par Christian Marc dans le logiciel Arkhéïa, utilisé pour le classement des archives. La décision est prise de structurer – classiquement – les données par résidence, puis par notaires, dans l’ordre chronologique, avec les lots de cotes consécutifs correspondants dans chaque fonds. Un index permet la recherche par nom de notaires. Cet état des fonds à double entrée résidence/nom permet donc d’accéder aux inventaires détaillés pertinents pour chaque recherche.

En 2007, il est décidé de traiter directement les versements avec Arkhéïa, ce qui prend effet avec le fonds Marquès II (370). La logique ayant prévalu depuis l’origine est respectée, chaque fonds donnant lieu à un inventaire particulier. Une deuxième étape est franchie à partir de 2008 avec l’encodage des inventaires n’existant pas sous la forme d’une base de données Arkhéïa, c’est-à-dire leur informatisation structurée. La prestation a été assurée par la société Fontaine & fils Archives Services dans le cadre d’un marché plus large portant sur 176 inventaires, parmi lesquels figuraient les inventaires des fonds 6 E 1 à 3 E 64, soit 99 versements. Cette étape allait permettre de relier informatiquement l’état des fonds aux descriptions des inventaires détaillés dans leur version électronique.

La même année, Sophie Izac-Imbert met en place un groupe de pilotage destiné à accompagner le bouclage du « projet notaires », qui comprend sous sa responsabilité, pour les fonds notariés, Jean-Luc Carrassus, et, pour la partie greffe, Catherine Barthe pour les périodes révolutionnaire et moderne et Laurent Pons pour la période postérieure à 1958. Les inventaires des répertoires du greffe, déjà informatisés dans Arkhéïa, sont fusionnés en une seule base, la coupure de 1958 étant jugée sans pertinence. Le groupe de pilotage décide également de construire en parallèle aux inventaires un catalogue des notaires tarnais. A ce moment-là en effet, il n’est nullement envisagé de modifier la structure existante avec l’articulation état des fonds/inventaires détaillés. Mais l’entrée des cinq registres des XVe et XVIe siècles du don Delauney-de Gélis vient bousculer la donne, nous poussant à franchir une étape supplémentaire. En travaillant sur ces registres, il est en effet apparu d’une part que la structure de l’inventaire ne permettait pas de les insérer à la place qui aurait dû être la leur, les notaires de Briatexte concernés étant éclatés dans plusieurs « fonds » (Caminade, Ducos et Sabatier) ; d’autre part que les inventaires négligeaient totalement la typologie des actes contenus dans les registres, notamment la distinction entre brèves et étendues ; enfin que les « fonds » n’étaient pas des fonds le moins du monde, mais des versements, un même notaire pouvant figurer dans deux ou trois fonds, ou même davantage.

En janvier 2011, le groupe de pilotage décide, avec l’accord des Archives de France, de reprendre le projet à zéro et de fusionner tous les inventaires (120) en un seul, greffe compris. Grâce à un nouveau partenariat avec la société FFAS, la fusion est effective huit mois plus tard : dès lors, petite révolution dans nos pratiques archivistiques, le travail peut s’affranchir de la notion de « fonds » et s’organiser par résidence. Cette fusion, au résultat spectaculaire, met en avant les anomalies de manière criante : graphies différentes du nom d’un même notaire, aberrations dans les dates d’activité d’un notaire (au-delà de 50 ans, le doute surgit…), rattachements à des résidences différentes pour un même notaire, etc. La première résidence revue est celle de Lautrec, qui compte la bagatelle de 700 registres. Elle a été confiée en 2011 à un stagiaire de l’Institut national du patrimoine, Antoine Meissonnier, dont nous saluons le remarquable travail qui sert de référence désormais pour les autres résidences, et à qui cette introduction doit également beaucoup.
Mais nous ne cacherons pas que la jubilation est mêlée d’effroi car cette refonte implique la vérification de milliers de registres et, partageant le sentiment décrit par Gabriel Audisio (371), nous savons bien que se plonger dans la masse des registres notariés c’est, d’une certaine façon, partir dans une mer sans fond par une nuit sans lune. L’équipe a heureusement été renforcée en 2010 par Christophe Fournier, récemment recruté ; il a néanmoins fallu revoir nos prétentions pour l’échéance de 2012 et choisir quelques résidences à vérifier prioritairement. Pour cette raison, la majorité des exemples tarnais choisis dans l’introduction provient de cette poignée de résidences, qui sont les seules vérifiées – ou en cours de vérification – à ce jour : en ordre de bataille, Antoine Meissonnier, le pionnier, a repris Lautrec, Christophe Fournier Albi, Sylvie Desachy Saint-Paul-Cap-de-Joux, Sophie Izac-Imbert Briatexte, Catherine Barthe Lisle-sur-Tarn, Laurent Pons Castres. Jean-Luc Carrassus vérifie pour sa part les notaires postérieurs à la Révolution des autres résidences. La vérification complète prendra quelques années… Nous espérons que l’issue en sera plus heureuse que celle des marins d'Oceano nox.

 Mentions légales Plan du site