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L'inventaire version 2012

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L’inventaire que nous proposons aujourd’hui est un répertoire méthodique par nom de résidence conforme aux normes de description en vigueur (372). Ont été rejetées à la fin du répertoire les archives notariales des départements limitrophes conservées aux Archives départementales du Tarn (Aveyron, Haute-Garonne, Lot), qui devraient rejoindre les dépôts d’Archives départementales qui auraient dû légitimement les conserver, et les documents d’archives versés avec des fonds notariaux mais n’étant pas eux-mêmes des archives notariales : archives communales, ecclésiastiques, seigneuriales, etc.

L’inventaire fait l’objet d’une publication électronique, qui permettra une actualisation très régulière et l’intégration au fur et à mesure, et directement à leur place, des prochains versements. Il est structuré par résidence, puis par étude (ou par société civile professionnelle à partir de 1970), s’il a été possible de déterminer l’étude de rattachement. Chaque étude est identifiée par une lettre, par exemple Etude Lautrec A et chaque SCP par un n°, par exemple SCP Albi n°2 (1972-20..). Hélas, pour l’Ancien Régime (mais parfois aussi plus tard) il n’a en général pas été possible d’identifier les études de rattachement des notaires. Ceux-là sont donc regroupés au début de chaque résidence, dans un ordre chronologique, sous le titre Notaires n’ayant pu être rattachés à une étude. De même, il a parfois été difficile de rattacher un notaire à une résidence : le choix a été fait systématiquement de rattacher un notaire à la résidence où il instrumentait effectivement, afin de simplifier les recherches pour les lecteurs dans l’inventaire. Ainsi, Antoine Bugarel se dit notaire de la ville et vicomté de Lautrec, mais instrumente essentiellement dans le ressort du consulat de Saint-Julien-du-Puy où il a son étude au lieu dit de Bugarel : il a été rattaché à la résidence de Saint-Julien-du-Puy.

Inventaire web pour la résidence "A" de Lautrec.

Les notaires apparaissent ensuite par leur nom et leurs dates d’activité, qui permettent le cas échéant (fréquent) de distinguer des homonymes. Sous le nom de chaque notaire sont différenciés les répertoires et les minutes ainsi que les archives professionnelles ou personnelles du notaire qui ont parfois été versées avec ses registres. Les répertoires sont répartis en deux catégories respectant leur origine différente : ceux de l’étude et ceux déposés au greffe du tribunal. La description des minutes, des répertoires ou des archives personnelles et professionnelles vient ensuite directement sous les titres correspondants. Les ordonnées et les registres particuliers font l’objet d’un titre spécifique placé sous le titre « minutes » car ces typologies documentaires sont directement issues des minutes notariales. On s’est appuyé surtout, pour déterminer la typologie des registres, sur les indications de Jean Delmas pour le Rouergue (373).

Grâce à cette structure, il a été possible de présenter la série chronologique exacte des minutes notariales, quel que soit son « fonds » de provenance. Les registres d’actes perpétuels et non perpétuels n’ont pas été mis à part et sont intégrés dans la suite chronologique des minutes. Une attention a été portée à mentionner les répertoires, qu’ils soient intégrés dans un registre ou séparés. L’intégration de l’inventaire sommaire du versement ancien d’Emile Jolibois déséquilibrait le répertoire du fait que son niveau de description est bien supérieur à celui des répertoires numériques produits ensuite. Cependant, il aurait été dommage de perdre l’ensemble de ses analyses. La zone de présentation du contenu de chaque cote du versement 6 E 1 contient donc ces analyses tout en précisant qu’elles ne décrivent pas exhaustivement les registres mais en signalent les actes les plus marquants du point de vue d’Emile Jolibois à la fin du XIXe siècle.

L’importance numérique des cotes concernées et la précision de ces descriptions n’ont pas permis de normaliser idéalement les toponymes et anthroponymes qu’elles contiennent et qui ne sont donc pas indexés. On a décidé de conserver certains autres détails de description matérielle comme le format ou le type de support même s’il n’était pas possible de garder un tel niveau de précision pour l’ensemble des versements.
Outre les informations contenues dans les titres de la structure du répertoire, quatre éléments descriptifs ont été retenus pour former la fiche d’analyse type de l’ensemble des archives notariales du Tarn, hiérarchisée de la manière suivante :
Les dates extrêmes (on a précisé le quantième et le mois si le document ne couvre pas une année complète)
La sous-typologie documentaire (actes perpétuels ou non, mélange entre ordonnées et minutes…) ou des précisions sur les auteurs des actes, notamment dans le cas de registres produits par plusieurs notaires
La présence d’un répertoire dans le registre
La mention d’une cotation ancienne ou d’une anomalie quelconque dans le corps du document
Un champ précise si les dates indiquées dans la fiche descriptive sont le résultat d’une conversion en nouveau style.
Les dates extrêmes placées en tête de la description sont toujours celles des actes du document appartenant à la typologie documentaire annoncée dans les titres sous lesquels il se trouve. Prenons par exemple la description suivante, placée sous le titre « Ordonnées » du notaire Jean de Mauleon :

Exemple de description archivistique.

La date mise en exergue est celle de l’acte de Jean de Mauleon présent dans le registre alors même que celui-ci couvre en fait une période chronologique plus large, précisée dans le champ « dates » situé à la fin de la description. De la même façon, les dates situées au début pourront donner la date de production des copies tandis que les dates situées à la fin indiqueront l’étendue chronologique totale du document incluant les dates des actes copiés.
Lorsqu’un registre contient des actes de plusieurs notaires différents, on a fait autant d’analyses de la cote que de notaires concernés afin que le lecteur puisse trouver sous le titre correspondant à un notaire l’ensemble des documents le concernant. Dans ce cas, chaque description mentionne explicitement le fait que le registre ne concerne pas que le notaire sous le titre duquel elle se trouve. Dans le cas des documents de l’ancien versement décrit par E. Jolibois, il a parfois été nécessaire de conserver les analyses partielles anciennes dans les différentes analyses, faute de pouvoir identifier le notaire producteur de tel ou tel acte du registre.
L’ensemble de ces informations et la structure du répertoire général ont fait l’objet d’une indexation des noms de résidences et de notaires.

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